GuestTrack — Datenschutzerklärung
Dies ist eine Übersetzung. Bei Abweichungen gilt die englische Fassung. / In case of discrepancies, the English version prevails.
Gültig ab: 1. September 2026
Wer wir sind
GuestTrack ist eine Plattform für die Kommunikation von Hotels mit ihren Gästen, betrieben von Denis Rein, Einzelunternehmer (trabajador independiente), Quepos, Puntarenas, Costa Rica. Kontakt: guesttrack@reinsystems.com.
Diese Erklärung gilt für die Gästekommunikation über GuestTrack. Daten, die Hotels über andere GuestTrack-Module verarbeiten (zum Beispiel Personal- oder Besucherverwaltung), werden gemäß unseren Vereinbarungen mit dem jeweiligen Hotel behandelt.
GuestTrack verarbeitet die Gästekommunikation im Auftrag der Hotels, die die Plattform nutzen. Hinsichtlich des Inhalts Ihrer Unterhaltung mit einem Hotel entscheidet das Hotel, warum und wie Ihre Daten verwendet werden; GuestTrack handelt als dessen Dienstleister.
Welche Daten wir verarbeiten
Wenn Sie über GuestTrack mit einem Hotel kommunizieren (zum Beispiel über WhatsApp), verarbeiten wir:
- Ihre Telefonnummer und Messenger-Kennung sowie den Profilnamen, den Ihre Messaging-App übermittelt;
- den Inhalt der Unterhaltung: Nachrichten, Fotos, Dokumente, Sprachnachrichten und Zustellstatus der Nachrichten;
- falls Sie eine Buchung beim Hotel haben: Buchungsdaten, die das Hotelverwaltungssystem des Hotels bereitstellt (Name, Aufenthaltsdaten, Zimmer, Buchungsnummer, bevorzugte Sprache, Kontaktdaten);
- einen Nachweis Ihrer Einwilligung zum Erhalt von Nachrichten (wann und wie sie erteilt wurde) sowie jedes Widerspruchs (Opt-out).
Wofür wir sie verwenden
- Um Ihre Unterhaltung mit dem Hotel an dessen Mitarbeitende zu übermitteln und deren Antworten an Sie zurückzusenden.
- Optional und nur, wenn das Hotel es aktiviert: automatische Transkription von Sprachnachrichten, Übersetzung für die Mitarbeitenden und KI-gestützte Antworten auf Grundlage der eigenen Informationen des Hotels. KI-Antworten sind gekennzeichnet, und Mitarbeitende können die Unterhaltung jederzeit übernehmen.
- Benachrichtigungen, die Ihnen das Hotel zu Ihrer Buchung oder Ihrem Aufenthalt sendet. Die Einholung Ihrer Einwilligung für solche Benachrichtigungen liegt in der Verantwortung des Hotels (zum Beispiel bei der Buchung); GuestTrack protokolliert diese Einwilligung und setzt Ihren Widerspruch durch.
Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten und verwenden Gästeunterhaltungen nicht für Werbung.
Andere Kanäle
Neben WhatsApp kann ein Hotel über weitere mit GuestTrack verbundene Kanäle mit Ihnen kommunizieren. Für alle diese Kanäle gelten dieselben Löschrechte; wenn Sie in einem dieser Kanäle keine Nachrichten mehr erhalten möchten, teilen Sie dies dem Hotel mit oder nutzen Sie die Blockierfunktionen des jeweiligen Kanals.
- Website-Chat auf der Website des Hotels: die Angaben, die Sie vor oder während des Chats eingeben, die Unterhaltung und Anhänge, im Browser aufgenommene Sprachnachrichten, Ihre Browsersprache sowie eine Browserkennung, die den Chatverlauf auf Ihrem Gerät speichert. Sie können die Unterhaltung selbst zu WhatsApp verlagern, mit der Schaltfläche „in WhatsApp fortsetzen“ im Chat; die beiden Unterhaltungen werden dann zu einem Gästedatensatz verknüpft.
- Telegram: Ihre Telegram-ID, Ihr Name und Benutzername, Ihre Telefonnummer, falls Sie Ihren Kontakt teilen, sowie die Unterhaltung selbst. Nachrichten werden gemäß den eigenen Bedingungen von Telegram zugestellt.
- MAX: dieselben Datenkategorien wie bei Telegram; Nachrichten werden gemäß den eigenen Bedingungen dieses Messengers zugestellt.
Dienstleister und Speicherort der Daten
- Meta Platforms (WhatsApp Business Platform) — Zustellung von Nachrichten gemäß den eigenen Bedingungen und der Datenschutzrichtlinie von Meta.
- KI-Anbieter — OpenAI (einschließlich Whisper) und Anthropic — nur wenn das Hotel Sprachtranskription, Übersetzung oder KI-gestützte Antworten aktiviert hat, und nur zur Erbringung dieser Funktionen (Vereinigte Staaten).
- Oracle Cloud Infrastructure — Hosting und Backups, Region Mexico Central (Querétaro, Mexiko).
- Cloudflare (Browser Rendering) — wird nur genutzt, wenn ein Hotelier wünscht, dass das Chat-Widget im Stil der eigenen Hotelwebsite gestaltet wird; verarbeitet wird die öffentliche Website des Hotels, keine Gästedaten.
Wie lange wir Daten speichern
- Mediendateien (Fotos, Dokumente, Sprachnachrichten): standardmäßig 90 Tage; jedes Hotel kann einen kürzeren oder längeren Zeitraum festlegen.
- Nachrichtentext: wird für die Unterlagen des Hotels aufbewahrt; jedes Hotel kann die automatische Löschung nach einem gewählten Zeitraum aktivieren.
- Die Daten jedes Hotels werden getrennt von denen anderer Hotels gespeichert; Zugangsdaten werden verschlüsselt gespeichert.
Ihre Wahlmöglichkeiten
- Keine Nachrichten mehr erhalten: Teilen Sie dem Hotel — im Chat oder über einen anderen Kanal — mit, dass Sie keine Nachrichten mehr erhalten möchten. Die Mitarbeitenden markieren Ihren Kontakt als abgemeldet; danach kann das Hotel Ihnen über WhatsApp keine neuen vom Unternehmen initiierten Nachrichten mehr senden. WhatsApp bietet zudem eigene In-App-Funktionen, um ein Unternehmen zu blockieren oder dessen Marketingnachrichten abzubestellen; für andere Kanäle nutzen Sie die Blockierfunktionen des jeweiligen Kanals (siehe „Andere Kanäle“).
- Löschung: Bitten Sie das Hotel, Ihre Unterhaltung zu löschen, oder kontaktieren Sie uns unter guesttrack@reinsystems.com. Löschanfragen werden mit einer Sicherheitsfrist von 30 Tagen ausgeführt; danach werden Nachrichteninhalte, Anhänge und identifizierende Angaben gelöscht; ein anonymisierter Löschnachweis wird zu Prüfzwecken aufbewahrt.
Änderungen
Änderungen dieser Erklärung veröffentlichen wir unter dieser Adresse (https://guesttrack.reinsystems.com/privacy).