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GuestTrack — Política de privacidad

Esta es una traducción. En caso de discrepancias, prevalece la versión en inglés. / In case of discrepancies, the English version prevails.

Fecha de entrada en vigor: 1 de septiembre de 2026

Quiénes somos

GuestTrack es una plataforma de comunicación con huéspedes para hoteles, operada por Denis Rein, trabajador independiente, Quepos, Puntarenas, Costa Rica. Contacto: guesttrack@reinsystems.com.

Esta política cubre la comunicación con huéspedes a través de GuestTrack. Los datos que los hoteles tratan mediante otros módulos de GuestTrack (por ejemplo, la gestión de personal o de visitantes) se rigen por nuestros acuerdos con cada hotel.

GuestTrack trata la comunicación con huéspedes en nombre de los hoteles que utilizan la plataforma. En cuanto al contenido de su conversación con un hotel, el hotel es quien decide por qué y cómo se utilizan sus datos; GuestTrack actúa como su proveedor de servicios.

Qué datos tratamos

Cuando usted se comunica con un hotel a través de GuestTrack (por ejemplo, por WhatsApp), tratamos:

• su número de teléfono e identificador de mensajería, y el nombre de perfil que comparte su aplicación de mensajería;
• el contenido de la conversación: mensajes, fotos, documentos, notas de voz y estados de entrega de los mensajes;
• si tiene una reserva con el hotel: los datos de la reserva que proporciona el sistema de gestión hotelera del hotel (nombre, fechas de estancia, habitación, referencia de reserva, idioma preferido, datos de contacto);
• un registro de su consentimiento para recibir mensajes (cuándo y cómo lo otorgó) y de cualquier baja (opt-out).

Para qué los utilizamos

• Para hacer llegar su conversación con el hotel a su personal y las respuestas de este de vuelta a usted.
• Opcionalmente, y solo si el hotel lo activa: transcripción automática de notas de voz, traducción para el personal y respuestas asistidas por IA basadas en la propia información del hotel. Las respuestas de la IA están señaladas, y el personal puede asumir la conversación en cualquier momento.
• Notificaciones que el hotel le envía sobre su reserva o estancia. Obtener su consentimiento para dichas notificaciones es responsabilidad del hotel (por ejemplo, al hacer la reserva); GuestTrack registra ese consentimiento y hace cumplir su baja.

No vendemos datos personales ni utilizamos las conversaciones con huéspedes con fines publicitarios.

Otros canales

Además de WhatsApp, un hotel puede comunicarse con usted a través de otros canales conectados a GuestTrack. Los mismos derechos de eliminación se aplican a todos ellos; si ya no desea recibir mensajes en alguno de estos canales, comuníqueselo al hotel o use las herramientas de bloqueo del propio canal.

• Chat del sitio web del hotel: los datos que usted introduce antes o durante el chat, la conversación y los archivos adjuntos, las notas de voz grabadas en el navegador, el idioma de su navegador y un identificador de navegador que conserva el historial del chat en su dispositivo. Puede trasladar usted mismo la conversación a WhatsApp con el botón «continuar en WhatsApp» del chat; entonces ambas conversaciones quedan vinculadas en un único registro de huésped.
• Telegram: su ID de Telegram, nombre y nombre de usuario, su número de teléfono si decide compartir su contacto, y la propia conversación. Los mensajes se entregan conforme a las condiciones propias de Telegram.
• MAX: las mismas categorías de datos que para Telegram; los mensajes se entregan conforme a las condiciones propias de ese servicio de mensajería.

Proveedores de servicios y ubicación de los datos

• Meta Platforms (WhatsApp Business Platform) — entrega de mensajes, conforme a las condiciones y la política de privacidad propias de Meta.
• Proveedores de IA — OpenAI (incluido Whisper) y Anthropic — solo cuando el hotel ha activado la transcripción de voz, la traducción o las respuestas asistidas por IA, y solo para prestar esas funciones (Estados Unidos).
• Oracle Cloud Infrastructure — alojamiento y copias de seguridad, región Mexico Central (Querétaro, México).
• Cloudflare (Browser Rendering) — se utiliza solo cuando un hotelero pide adaptar el widget de chat al estilo del propio sitio web del hotel; trata el sitio web público del hotel, no datos de huéspedes.

Cuánto tiempo conservamos los datos

• Archivos multimedia (fotos, documentos, notas de voz): 90 días por defecto; cada hotel puede configurar un plazo más corto o más largo.
• Texto de los mensajes: se conserva para los registros del hotel; cada hotel puede activar la eliminación automática tras un plazo elegido.
• Los datos de cada hotel se almacenan aislados de los de otros hoteles; las credenciales de acceso se guardan cifradas.

Sus opciones

• Dejar de recibir mensajes: comunique al hotel —en el chat o por cualquier otro canal— que ya no desea recibir mensajes. El personal marcará su contacto como dado de baja, tras lo cual el hotel no podrá enviarle nuevos mensajes iniciados por la empresa por WhatsApp. WhatsApp también ofrece sus propias herramientas en la aplicación para bloquear a una empresa o detener sus mensajes de marketing; para otros canales, use las herramientas de bloqueo del propio canal (véase «Otros canales»).
• Eliminación: pida al hotel que elimine su conversación, o escríbanos a guesttrack@reinsystems.com. Las solicitudes de eliminación se ejecutan con un periodo de salvaguarda de 30 días, tras el cual se borran el contenido de los mensajes, los archivos adjuntos y los datos identificativos; se conserva un registro anonimizado de la eliminación con fines de auditoría.

Cambios

Publicaremos cualquier cambio en esta política en esta dirección (https://guesttrack.reinsystems.com/privacy).